Veranstaltung erstellen

Um eine neue Veranstaltung zu erstellen, besuchen Sie bitte die folgende Seite und füllen die Daten dort vollständig aus: 


https://www.kfw-event.de/veranstaltung-erstellen


Geben Sie alle Daten ein und wählen Sie das passende Format für Ihre Veranstaltung, dann drücken Sie auf den „Absenden“-Button.


Sie finden 3 Veranstaltungsformate, siehe unten im Bild. Diese dienen dazu, den Erstellungsprozess zu vereinfachen.


Bitte beachten Sie, dass Sie auch für eine englische Veranstaltung das "Live Standard Template" nutzen und dieses dann nach VA-Erstellung im Backend auf englisch übersetzen (mehr dazu im Kapitel "Sprachen").

Bei dem Template "Live Event Retreat-Veranstaltung (EN)" handelt es sich um eine besondere Veranstaltungsvorlage.



Anschließend erhalten Sie abermals eine Bestätigungs-Email mit Links zum Anmelden oder Registrieren.



Achtung: Bevor Sie eine Veranstaltung erstellen können, müssen Sie sich im IT-Webshop das Recht

"(A) Unternehmenskommunikation TNMS Veranstaltungsowner P" bestellen. Die Genehmigung des Rechts kann einige Tage dauern. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail von Doo mit weiteren Schritten.


Erstanmeldung/ Erster Login bei Doonet



Fehlermeldung: "Access is forbidden"


Das im IT-Webshop bestellte Recht für DooNet ermöglicht den Zugang zum persönlichen Account auf der Webseite. Das bedeutet NICHT, dass man automatisch Veranstaltungen hinzugefügt wird.


Ersteller*innen einer Veranstaltung werden automatisch zu dieser Veranstaltung hinzugefügt, die dann im Dropdown neben dem Namen erscheint. Andere Personen müssen von der/die Ersteller*in manuell zu einer Veranstaltung eingeladen werden.


Wurde die Einladung versendet, bekommt man eine Email mit einem Link mit der Aufforderung sich nochmal anzumelden. War diese Anmeldung erfolgreich ist man auch erfolgreich der Veranstaltung hinzugefügt worden und sie erschient im Dropdown.

Passwortsperrung

Die KfW-Richtlinie schreibt vor, dass nach 90 Tagen das Passwort von dooNet geändert werden muss.


Das heißt: 
Nach 90 Tagen ist die Anmeldung mit dem bisherigen Passwort nicht mehr möglich, und der/die Nutzer/in gelangt nach Eingabe der bisherigen Daten auf eine neue Seite, um das Passwort zu ändern/erneuern.


Das Passwort wird auch gesperrt, wenn man es dreimal falsch eingegeben hat. In dem Fall muss die Freischaltung über doo erfolgen: Bitte per E-Mail wenden an kfw@doo.net


DIESE SEITE ERSCHEINT NUR EIN MAL.

Sollte diese Information weggeklickt werden, führt das zur Sperrung des Accounts!


Im Anschluss an die Erstellung des neuen Passwortes, erhaltet ihr eine Mail von doo mit dem Betreff "Passwort erfolgreich erstellt". Der Login ist mit diesen Daten dann wieder für 90 Tage möglich.


Sollte das Passwort vergessen oder zu oft falsch eingegeben werden, bitte direkt den Support des Dienstleisters per Email kontaktieren: kfw@doo.net


Nur sie können das Passwort wieder entsperren!

Veranstaltung bearbeiten

Die angelegte Veranstaltung finden Sie nach dem Login im linken Navigationsmenü unter dem Menüpunkt "Veranstaltungen".


Sollte Ihnen nicht die richtige Veranstaltung angezeigt werden, so wählen Sie die richtige Veranstaltung/ den Veranstaltungsaccount oben rechts im Dropdownmenü aus.

Veranstaltung bearbeiten

Klicken Sie auf „Veranstaltung bearbeiten“ , dort können Sie weitere Anpassungen an der Veranstaltung vornehmen.


Nach Belieben können dort alle weiteren Daten, wie Name der Veranstaltung, Datum und Uhrzeit, Kontaktdaten Veranstalter, Veranstaltungsort und Veranstaltungsbeschreibung ergänzt werden.

Auf der ersten Seite können die Veranstaltungsinformationen, auf der zweiten Seite die Ticketinformationen und auf der abschließenden Seite die Buchungs- und Teilnehmeroptionen bearbeitet werden.

Name der Veranstaltung

Der Name der Veranstaltung wird von der Veranstaltungserstellung übernommen und ist auf der Webseite, den Tickets, den Buchungsmails und in den E-Mail Kampagnen sichtbar. Sie können diesen nachträglich bearbeiten.

Kurzbeschreibung

Die Kurzbeschreibung erscheint auf der Webseite unter der Überschrift "Veranstaltungsinfos". Diese kann bis zu 250 Zeichen enthalten. Die Kurzbeschreibung sollte kurz und bündig sein.

Datum und Uhrzeit

Bei Datum und Uhrzeit legen Sie das Start-, sowie das Enddatum fest und können dies durch die Angabe der Uhrzeit individuell anpassen.

Copyright eintragen

Copyright löschen

Copyright erneut hinzufügen

Logo und Titelbild

Unter „Logo und Titelbild“ haben Sie die Möglichkeit, eines von drei Titelbilder auszuwählen. Hierfür klicken Sie unter dem Titelbild auf „bearbeiten“, im Popup-Fenster unter „Kürzlich verwendet“ sehen Sie dann die drei Bilder zur Auswahl. Durch klicken auf das jeweilige Bild wird dieses ausgewählt.


Außerdem haben Sie die Möglichkeit ein eigenes Titelbild hochzuladen. Dieses sollte 960x240px groß sein. Durch den Schieberegler und per „Drag & Drop“ kann das hochgeladene Bild an die gewünschte Position und Größe geschoben werden.


WICHTIG! Bitte beachten Sie, dass das Bild eine JPG-Datei sein muss und max. 2 MB groß sein darf.


Es ist in diesem Fall zwingend erforderlich am Ende der Seite, unter „Eigene Veranstaltungsfelder“ -> Copyright für das eigene Titelbild, das Copyright für das hochgeladene Bild einzutragen, sofern dieses nicht im Bild hinterlegt ist.


Falls Sie kein eigenes Titelbild hochgeladen haben oder kein Copyright für Ihr Bild zur Verfügung haben, löschen Sie das Feld einfach über das Symbol "Mülleimer".



Das Feld kann jederzeit über "Veranstaltungsfeld hinzufügen" wieder ausgewählt werden.

Kontaktdaten Veranstalter

Wichtig! Bitte ändern Sie am Feld E-Mail Adresse im Popup unter Kontaktdaten Veranstalter nichts. Es ist bereits mit einer E-Mail Adresse (z.B. 14257+{{ event.id }}@kfw-event.de) vorbefüllt und darf nicht verändert werden. Die Antwortmails von Teilnehmenden gelangen so über die vorbefüllte Mailadresse direkt in das entsprechende E-Mail-Postfach im Backend.


Veranstalter = veranstaltendes Unternehmen/Fachbereich o.ä.

Ansprechpartner = organisatorischer AP


Jedes andere Feld darf beliebig abgeändert werden.


Unter dem Punkt „Eigene Veranstaltungsfelder“ befinden sich außerdem drei Möglichkeiten, um Partnerlogos hochzuladen.

Veranstaltungsort

Im ersten Feld "Name des Veranstaltungsortes" können Sie eine eigene Beschreibung und nähere Details zum Veranstaltungsort, wie beispielsweise die genaue Raumbenennung, hinterlegen. Die Beschreibung wird auf der Webseite angezeigt. Im Feld "Veranstaltungsadresse" können Sie die genaue Adresse hinterlegen. Diese erscheint auf dem Ticket und der Webseite und dient der Anreise der Teilnehmenden.


Hinweis!

Bei Setzen des Hakens "Dies ist eine virtuelle Veranstaltung" wird die Landkarte auf der Veranstaltungswebseite ausgeblendet.

Sobald Sie die Adresseingabe starten, werden Ihnen Adressvorschläge im Dropdown-Menü zur Auswahl gestellt.

Veranstaltungsbeschreibung

Tragen Sie hier optional die Veranstaltungsbeschreibung ein.

Kalendereintrag

Diese Beschreibung wird für den Kalendereintrag verwendet, wenn Sie diese als ICS-Datei an Buchungsmails oder E-Mails anhängen. 

Maximal 1.000 Zeichen sind möglich.


Erweiterte Einstellungen /

Eigene Veranstaltungsfelder

Unter dem Punkt „Eigene Veranstaltungsfelder“ haben Sie die Möglichkeit bis zu drei Partnerlogos hochzuladen. Standardmäßig sind Blankovorlagen hinterlegt. Die Partnerlogos werden automatisch für die E-Mail Nachrichten übernommen und werden dort und auch auf der Webseite oberhalb des Titelbildes angezeigt.


Wenn Sie keine Partnerlogos hochladen müssen, löschen Sie diese Felder einfach über den Mülleimer raus.


Wenn Sie ein eigenes Titelbild verwenden ist es erforderlich am Ende der Seite, unter "Copyright für das eigene Titelbild", das Copyright für das hochgeladene Bild einzutragen.

Dieses Feld ist mit dem Platzhalter {{ event.custom_fields.XXXX }} verbunden, welcher im Impressum der Systemmails und E-Mail Kampagnen zu finden ist.


Hinweis! Falls Sie kein eigenes Titelbild hochgeladen haben oder kein Copyright für Ihr Bild zur Verfügung haben, löschen Sie das Feld einfach über das Symbol "Mülleimer".

In diesem Falle wird der Platzhalter im Impressum der E-Mails automatisch nicht befüllt.


Das Copyright Feld kann jederzeit über "Veranstaltungsfeld hinzufügen" wieder ausgewählt werden.


Es können auch weitere Veranstaltungsfelder wie etwa eine Agenda hinzugefügt werden. Diese können dann über die Webseite abgerufen/ heruntergeladen werden.

Damit diese Felder auf der Webseite erscheinen, müssten Sie bitte das Präfix "web_" vor den Feldnamen stellen.

Beispielsweise: web_Agenda


WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass die Reihenfolge der automatisch erstellten Felder nicht verändert werden darf. Auch dürfen eigene Veranstaltungsfelder nur nach den den automatisch erstellten Felder hinzugefügt werden.

D.h. Felder mit Präfix "web_" müssen immer immer unten stehen.



Durch Klicken auf „Speichern & weiter“ gelangen Sie zu den Tickets.

Gesamtkapazität

Hier können Sie die Gesamtkapazität (= maximale Anzahl der Teilnehmenden) der Veranstaltung ändern. Standardmäßig ist die Gesamtkapazität auf 600 festgelegt, kann jedoch bearbeitet werden.


Die Gesamtkapazität bestimmt die Menge aller Ticketkapazitäten. Sie darf nicht größer als die Summe aller Ticketkategorien zusammen sein, aber auch nicht kleiner als die Ticketkategorie mit der höchsten Ticketanzahl.


Hinweis: Gesamtkapazität und Ticketanzahl der Ticketkategorien sollten parallel angepasst werden!

Ticketkategorien

Unter der Rubrik "Ticketkategorien" können Sie neue Tickets hinzufügen oder bestehende Tickets bearbeiten. Sie können den Titel, die Beschreibung und die Kapazität bearbeiten.


Über die Menge können Sie festlegen wie oft das Ticket gekauft werden kann. Bitte passen Sie parallel dazu auch immer die Gesamtkapazität an.


Sie können festlegen wie oft das Ticket mindestens gebucht werden muss und maximal gebucht werden kann. Die minimale und maximale Buchungsanzahl von 1 ist vorbefüllt.


Über den Anmeldezeitraum können Sie bestimmen ab wann das Ticket verfügbar sein soll und bis wann eine Buchung des Tickets möglich ist.


Möchten Sie für Ihre Veranstaltung ein Ticket für Begleitpersonen erstellen, so funktioniert dies ganz einfach über ein separates Ticket

Anlegen Begleitperson (Ticket oder Abfrage)


Möchten Sie für Ihre Veranstaltung ein Ticket für Begleitpersonen erstellen, so funktioniert dies ganz einfach über ein separates Ticket.


Sie erstellen das zweite Ticket, nennen das Ticket wie gewünscht, etwa "Begleitperson" und klicken nachdem Sie die Kapazität und den Verkaufszeitraum etc. festgelegt haben auf den Punkt "Weitere Einstellungen".


Hier gehen Sie zu dem Punkt "Bedingungen" und setzen einen Haken bei "Nur in Verbindung mit einer anderen Ticketkategorie buchbar".


Nun müssen Sie nur noch die Ticketkategorie auswählen zu der die Buchung eines Tickets für eine Begleitperson möglich sein soll.


HINWEIS:

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Daten einer Begleitperson abzufragen. Eine Version ist ein eigenes Ticket für die Person, oder - wenn das nicht für alle TN gilt, sondern nur Einzelfälle sind, als Abfrage im Datenfeld nach der Anmeldung des TN.


Für eine detaillierte Anweisung klicken Sie auf den Button:

 

Datei herunterladen

Ticketkategorien -

Erweitere Einstellungen

Über "Weitere Einstellungen" rufen Sie zusätzliche Ticketeinstellungen auf. Sie können dort festlegen ob die Anzahl der verfügbaren Ticket links neben der auswählbaren Ticketanzahl als Countdown angezeigt werden soll, wie mit den Tickets außerhalb des Buchungszeitraumes umgegangen werden soll, oder ob das Ticket vorausgewählt sein soll.

Des Weiteren können Sie hier die Buchungsbedingungen festlegen, das heißt Sie können festlegen ob das Ticket gebucht werden muss wenn es verfügbar ist. Diese Einstellung ist automatisch gesetzt. Falls Sie mehr als eine Ticketkategorie für Ihr Event eingestellt haben, deaktivieren Sie diese Funktion.


Auch können Sie hier über "Beschränkt auf ausgewählte Teilnehmergruppen" festlegen, welche Kontaktgruppe die jeweilige Ticketkategorie sehen und buchen darf.


Hinweis: Beim Versenden der E-Mail Nachricht ist es dann wichtig die jeweilige Kontaktgruppe als Empfänger zu hinterlegen. Kontakte, die nicht der jeweiligen Kontaktgruppe zugeteilt sind aber trotzdem die E-Mail Einladung erhalten, werden nicht die Möglichkeit haben sich anzumelden.


Mit dieser Option verhindern Sie unerwünschte Anmeldungen von Personen, die auf die Webseite ohne eine Einladung gelangen, z. B. durch Weiterleitungen des Webseiten-Links von einem eingeladenen Kontakt an weitere Personen.

Teilnehmerdaten

Durch Klicken auf „Speichern & weiter“ befinden Sie sich im letzten Erstellungsschritt, den Teilnehmerdaten. Hier können Sie auswählen, welche Fragen dem Teilnehmenden gestellt werden. Sie können diese als Pflichtfeld oder optional definieren. Zudem können Sie zusätzliche Produkte (s.u.) anbieten.

Weitere Angaben zur Buchung

Sie haben die Möglichkeit weitere eigene Abfragen zu erstellen. Einige Abfragen sind bereits vorausgewählt. Diese dienen der Berechnung des entstandenen CO2-Wertes und sollten daher wenn möglich als Pflichtfeld ausgewählt und in der vorgesehenen Reihenfolge bleiben.


Über "+ Eigene Frage erstellen" können Sie weitere eigene Fragen hinzufügen. Sie können dabei alle Felder frei bearbeiten, und alle erstellten Felder unter "Weitere Angaben zur Buchung" per Drag and Drop frei verschieben. Dazu klicken Sie auf der rechten Seite des Feldes, auf den dunkleren Graubereich mit den nach oben und unten zeigenden Pfeilen.


Haben Sie zuvor über die Organisationseinstellungen ein eigenes Kontaktdatenfeld erstellt, so können Sie die Abfrage mit diesem verknüpfen. Der Name, die Beschreibung und ob die Beantwortung verpflichtend ist, ist auf der Webseite sichtbar.


Verfügbare Datenfelder:

  • Offene Frage: Bietet Platz für ca. 130 Zeichen
  • Paragraph: Bietet Platz für mehr als 130 Zeichen
  • Dropdown: Bietet eine Auswahlmöglichkeit aus einem individuellen Dropdown-Menü
  • Einfachauswahl: Aus mehreren Antwortmöglichkeiten kann nur eine ausgewählt werden
  • Mehrfachauswahl: Aus mehreren Antwortmöglichkeiten können alle ausgewählt werden
  • Datei Upload: Der Buchende muss eine Datei hochladen (verfügbare Formate: .pdf; .png; .jpg)
  • Telefonnummer: Speziell für Telefonnummern geeignet
  • Datum: Gibt ein Datum an


Produkte

Unterhalb der individuellen Fragen zur Buchung befindet sich die Schaltfläche "+ Zusätzliche Produkte anbieten". Darüber können Sie weitere Produkte, etwa einen Willkommensdrink, anbieten.


Im Feld Produktname können Sie den zu erscheinenden Namen festlegen.


Im Feld darunter tragen Sie die Kurzbeschreibung ein. Über die Kapazität können Sie die maximale Verfügbarkeit des Produktes einstellen. In den weiteren Einstellungen können Sie, wie bei den Ticketeinstellungen, die Produktdarstellung und die Buchungsbedingungen festlegen. Mit einem Klick auf "Übernehmen" speichern Sie diese.

Erweiterte Einstellungen

Grundsätzlich sind diese Felder nur in Sonderfällen, nach Rücksprache mit KKa3, zu bearbeiten.


Sie können festlegen, ob vorbefüllte Daten, zum Beispiel durch Einladungsemails, durch den Teilnehmenden bearbeitbar sind und ob bei einer Änderung ein neuer Kontakt erstellt werden soll. Zudem können Sie festlegen ob die Teilnehmenden Kommentare hinterlassen können um den Buchungsprozess zu verbessern.


Die vierte Einstellung betrifft die Veranstaltungskommunikation. Ist die Option aktiviert, wird dem Teilnehmenden ein Hinweisfenster angezeigt. Darin wird der Teilnehmende darauf aufmerksam gemacht, dass den veranstaltungsbezogenen Kommunikation zustimmt wird.


Die darauffolgende Einstellung widmet sich dem Newsletter. Wenn Sie diese Option aktivieren erhält der Buchende eine E-Mail an die angegebene E-Mail Adresse und muss in dieser den Empfang von marketingorientierten E-Mails bestätigen.


In den letzten beiden folgenden Einstellungen können Sie festlegen, welches Design Sie für den Buchungsprozess verwenden und ob erst die Teilnehmerdaten und dann die Buchungsdaten oder andersherum abgefragt werden sollen.

Veranstaltung live stellen

Durch Klicken auf „Speichern“ werden alle Angaben gespeichert, Sie bleiben auf der aktuellen Seite und die Veranstaltung befindet sich weiterhin im Modus „in Erstellung“.


Durch Klicken auf „Live schalten“ wird die Veranstaltung live geschaltet und Teilnehmende können sich auf der Webseite anmelden. 


Hinweis: Nach Liveschaltung der Veranstaltung können Ticketkategorien nicht mehr gelöscht werden.


Hinweis: Ist eine Veranstaltung live geschaltet kann diese nicht mehr unlive geschaltet werden!

Zugriff auf die Veranstaltungseinstellungen und andere Funktionen


Nachdem eine Veranstaltung live geschaltet worden ist, befindet man sich direkt in der Veranstaltungs-Detailansicht (weitere Infos in den folgenden Punkten). Alternativ kann aber auch über die Veranstaltungsübersicht, per Klick auf die 3 vertikal geordneten Punkte auf die Veranstaltungseinstellungen und andere Funktionen zugreifen.

  • Veranstaltungseinstellungen - Hier befinden sich Einstellungsmöglichkeiten in der Veranstaltung, wie z.b: E-Mail-Inhalte oder das Sprachen-Feature.
  • Veranstaltung bearbeiten - Hier kann die Veranstaltungsbearbeitung erneut aufgerufen werden um etwa Ticketkategorien oder optionale Fragen anzupassen.
  • Veranstaltung kopieren - Hier wird eine identische, neue Veranstaltung erstellt.
  • Buchungen einsehen - Hier findet man den Überblick über alle Buchungen die es bereits in der Veranstaltung gibt. Details der Buchungen können bearbeitet werden (etwa eine neue Rechnungsadresse eintragen) oder Dokumente (Tickets, Rechnungen) können neu verschickt werden. Weiter Infos finden Sie hier.
  • Teilnehmer einsehen - Hier findet man den Überblick über alle Teilnehmer in der Veranstaltung und kann Daten exportieren (zB Antworten auf optionale Abfragen). Weiter Infos finden Sie hier.
  • Einladungsliste einsehen - Hier befindet sich eine Übersicht über den Einladungsstatus verschiedener Kontaktgruppen aus der Veranstaltung. Weiter Infos finden Sie hier.

Einstellungen

Durch Klicken auf "Einstellungen" gelangen Sie in die Einstellungen der jeweiligen Veranstaltung.


In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, E-Mail Inhalte, Buchungsbedingungen, Storno & Buchungsfreigabe, Sprachen, Tickets & Anhang sowie Zugangscodes anzupassen.

TIPP:

An dieser Stelle Test-Kontakt anlegen mit Name und Email (z. Bsp. Frau Test Person oder Herr Test Person, mit eurer Email-Adresse):

Klicken Sie dafür den Reiter „Kontakte“ in der linken Menüleiste an und dann „Kontakte verwalten“,und wählen im Drop-Down „neuen Kontakt erstellen“.

Im Anschluss gehen Sie wieder zurück auf die Einstellungen der Veranstaltung.

E-Mail Inhalte

Unter E-Mail Inhalte können Sie Absenderinformationen sowie die Texte für die automatische Buchungsbestätigung und Stornierungsbestätigung anpassen.



Klicken Sie auf "Absenderinformationen bearbeiten“.

Geben Sie einen Absendernamen ein. Dieser Name wird dem Empfänger in seinem E-Mail-Programm

angezeigt (= Outlook-Name) und ist frei wählbar.

Wählen Sie eine Absenderadresse (=Postfach/E-Mail Adresse) aus.

Des Weiteren sind hier die der Absenderadresse entsprechenden Signaturen/Impressen bereits hinterlegt.


Zuletzt können Sie die Texte für die automatische Buchungs- und Stornierungsbestätigung bearbeiten.

Klicken Sie dafür auf „E-Mail Inhalt bearbeiten“. Standardtexte sind hier bereits für beide E-Mails hinterlegt.


Im Standard enthalten die automatische Buchungs- und Stornierungsbestätigung keine Begrüßungen.

Falls Sie Begrüßungen hinzufügen möchten, bitte den Platzhalter %SALUTATION% für die Anrede nicht einsetzen.

Nutzen Sie Begrüßungen ohne Anrede. Falls Sie doch die Anrede einsetzen sollten müssen Sie damit rechnen, dass Teilnehmer, die als Anrede "Divers" angegeben haben, entsprechend mit "Divers" angeschrieben werden.


Hierzu Beispiele zum Verständnis:


Was Sie nutzen können:
Guten Tag %TITLE% %FIRST_NAME% %LAST_NAME%, 

System gibt aus
"Guten Tag Dr. Max Mustermann"


Was NICHT nutzen sollten:
Guten Tag %SALUTATION% %TITLE% %FIRST_NAME% %LAST_NAME%,


System gibt aus, wenn Anrede im Kontakt/Teilnehmer = Divers
"Guten Tag Divers Dr. Max Mustermann"



Sie können neben den Links zum Buchungsportals einen automatisch generierten Kalendereintrag oder die

Buchungsdetails zusätzlich versenden. Sie können eine Beispiel-Mail an eine beliebige E-Mail Adresse zum

Testen versenden. (Klicken Sie auf „Beispiel-E-Mail versenden“)

Auch können Sie Beispielsweise den Teilnehmer die Möglichkeit geben direkt über einen Link in der Mail auf Ihre Buchung im Buchungsportal zuzugreifen.


Hier gibt es zwei Möglichkeiten:


1) Sie aktivieren die Checkbox "Link zum Buchungsportal" (Bucher sind nicht automatisch eingeloggt):




2) Sie fügen einen "Platzhalter" ein. Diesen können Sie beispiesweise direkt im Fließtext verlinken.

Wählen Sie dazu den Platzhalter "Buchungsportal eingeloggt" aus dem Dropdown aus.




Kopieren Sie den nun eingefügten Platzhalter, markieren Sie das Wort/ die Wörter hinter welchen Sie die Verlinkung einfügen wollen und klicken Sie oben rechts auf das Verlinkungssymbol.




Wählen Sie in dem nun erscheinenden Menü unter dem Punkt "Protokolle" im Dropdown den Punkt "andere" und tragen Sie den kopierten Platzhalter ein.



Buchungsportal

Im Buchungsportal können die Bucher ihre Buchungsdaten einsehen und, falls vom Veranstalter zuvor genehmigt, auch anpassen. Den Link für das Buchungsportal erhält der Bucher per E-Mail.

Nachdem der Bucher das Buchungsportal aufgerufen hat erhält er eine Übersicht wie viele Tage noch bis zu der Veranstaltung verbleiben, die grundlegenden Veranstaltungsinfos und die Übersicht welche Teilnehmer in der Buchung enthalten sind. Außerdem kann der Bucher sich seine Tickets erneut herunterladen.

Durch einen Klick auf den Reiter "Bucher" können die hinterlegten Daten des Buchers eingesehen werden.

In dem Reiter "Buchung" wird die Anzahl und die Art der gebuchten Tickets angezeigt.

In dem Reiter "Veranstaltung" können die Daten der Veranstaltung eingesehen werden. Außerdem ist es möglich, die Buchungsbedingungen nochmals herunterzuladen. Auch die Daten der Kontaktperson werden für eventuelle Nachfragen angezeigt.

Buchungsbedingungen, Storno & Buchungsfreigabe

In den Buchungsbedingungen, Storno & Buchungsfreigabe können Sie Ihre eigenen Bedingungen hinterlegen und weitere Einstellungen zu den Buchungen und Stornierungen vornehmen.


„Ihre Buchungsbedingungen“: Sind voreingestellt und nicht änderbar.

Sie können jedoch eigene Buchungsbedingungen erstellen und einfügen.


"Buchungsportal": Sie können festlegen ob Bucher nach ihrer Anmeldung keinen Zugriff auf ihre Buchung haben oder diese im Buchungsportal einsehen können. Außerdem ist es möglich den Buchern die nachträgliche Bearbeitung ihrer Buchung zu gestatten.

Sprachen

Unter Sprachen können Sie die Texte zu Veranstaltungsinformationen, Tickets, Teilnehmerdaten und Buchungsbedingungen ins Englische übersetzen. Außerdem können Sie die Standardsprache des Events ins Englische ändern. In der linken Spalte erhalten Sie dabei die Information, worum es sich handelt und welchen Wert Sie zugeordnet haben und können diese im rechten Feld übersetzen. Standardmäßig sind bereits einige Übersetzungen hinterlegt.


Hinweis! Sie können lediglich zwei Sprachen hinterlegen!

Eine detaillierte Anleitung für eine zweisprachige Veranstaltung können Sie hier herunterladen

Datei herunterladen

Englisch als Haupteventsprache

Sollten Sie eine Veranstaltung nur auf Englisch anlegen wollen, müssen Sie in den Veranstaltungseinstellungen die Hauptsprache in Englisch ändern.

Backendsprache ändern

Sollten Sie die Sprache des Backends ändern wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:


  1. Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen, dort öffnet sich ein Dropdown


   2. Gehen Sie dann auf "Persönlicher Account"

   3. Bei Accounteinstellung können Sie die Spracheinstellung auf Englisch ändern


     A

Tickets & Anhang

In den Einstellungen zu "Tickets & Anhang" können Sie bei Ticketoptionen wählen, ob ein PDF-Ticket mit QR-Code zum Check-In mit der Buchungsbestätigungsmail und ein E-Mail-Anhang mit den Buchungsmails versendet werden soll.

Zudem können Sie unter „E-Mail-Anhang für Teilnehmende“(im System steht Teilnehmer) weitere

E-Mail-Anhänge zur (automatischen) Buchungsbestätigungsmail hinzufügen.

Zugangscodes

In Ausnahmefällen (wie z.B. postalischer Versand der Einladungen) werden für die Registrierung der

Teilnehmenden Zugangscodes benötigt, die in die Einladung eingedruckt werden.


Mithilfe von Zugangscodes werden alle oder einzelne Ticketkategorien einer Veranstaltung erst sichtbar, nachdem auf der Veranstaltungswebsite ein Code eingegeben wurde.

Sie können Codes auch per E-Mail verschicken. Dafür verteilen Sie die Codes per E-Mail-Nachricht, indem Sie

in der Einladungsvorlage den Spezial-Link “Anmelden” oder die Personalisierung “Code” in Ihre Nachricht

einfügen. (! Sollten Sie diese Option nutzen, so ist es notwendig die E-Mail-Nachrichten in den unteren Feldern entsprechend anzupassen !)


Verteilen Sie die Codes per E-Mail-Nachricht, indem Sie den Spezial-Link “Anmelden” oder die Personalisierung “Code” in Ihre Nachricht einfügen.


Eigenschaften von Zugangscodes:

  • Alle Zugangscodes sind veranstaltungsspezifisch und gelten immer genau für diejenige Veranstaltung für welche Sie angelegt werden.
  • Wenn Sie die Ticketanzahl steuern möchten die mit einem Zugangscode gebucht werden kann können Sie in der Veranstaltungsbearbeitung in den Ticketkategorie-Einstellungen eine maximale Anzahl an Tickets pro Buchung definieren.

Erstellen von Zugangscodes 

Um Zugangscodes einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:


  1. Gehen Sie zu den Einstellungen der Veranstaltung für die Sie einen Zugangscode erstellen wollen.
  2. Klicken Sie unten links auf Zugangscodes.
  3. Gehen Sie auf "Neuen Zugangscode" erstellen.
  4. Es öffnet sich der folgende Dialog (Beispiel):


  • Interner Name: Benennen Sie die Zugangscode-Liste, z. B. "Code-Liste-01/22".
  • Verwendung: Wählen Sie hier zwischen einem Code der nur für eine einzelne Buchung gültig ist oder einem mehrfach verwendbaren Zugangscode.
  • Mehrfach-Codes empfehlen wir z.B für Veranstaltungen oder einzelne Ticketkategorien, die einer bestimmten Gruppe (z.B. Mitgliedern) zur Verfügung gestellt werden sollen.
  • Einmal-Codes für eine Veranstaltung empfehlen wir für personalisierten Ticketzugang, den Sie ausgewählten Personen für Ihre Veranstaltung zukommen lassen möchten, z.B. über eine doo E-Mail-Nachricht.
  • Anzahl der Codes: Legen Sie die Anzahl an Zugangscodes fest, welche erstellt werden sollen (bis zu 5.000 pro Liste).
  • Ticketkategorien: Wählen Sie aus, ob nur bestimmte oder alle Ticketkategorien durch die Eingabe von Zugangscodes sichtbar werden sollen.
  • Zeitraum eingrenzen: Schränken Sie, falls gewünscht, den Gültigkeitszeitraum der Zugangscodes ein. Die verschlüsselten Ticketkategorien können nur innerhalb der angegebenen Zeitperiode freigeschalten werden und sind außerhalb dieses Zeitraums nicht verfügbar.
  • Personalisieren und Vorbefüllen von Einmal-Zugangscodes: Diese Funktion können Sie nutzen, um bestimmten Kontakten einen Zugangscode zuzuweisen
  • Um eine Zugangscode-Liste zu personalisieren klicken Sie in der Übersicht auf das Stiftsymbol der entsprechenden Code-Liste. Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Zugangscodes einzelnen Kontakten oder einer Kontaktgruppe zuzuordnen. Wenn Sie die Code-Liste anschließend herunterladen können Sie sehen, welcher Code zu welchem Kontakt zugeordnet wurde und diese entsprechend verteilen.
  • Über "+ Kontakt hinzufügen" wird ein Feld generiert, in welchem Sie Ihre Kontakte durch die Eingabe eines Namens oder der E-Mail Adresse durchsuchen können und diesem anschließend einen der Codes zuordnen können.
  • Über "+ Kontakte aus Gruppe" können Sie einer Gruppe aus dem Kontaktcenter die Codes zuordnen.
    HINWEIS! Die Zugangscodes sind nur mit bereits bestehenden Kontakten verknüpfbar. Neue Kontakte können keine personalisierten Zugangscodes erhalten oder eingetragen werden.
  • Wenn Sie anschließend bei "Mit Kontaktdaten vorbefüllen" den Haken setzen können Sie wählen, ob die Daten bei den Teilnehmenden-Fragen, den Buchungs-Fragen oder bei beiden vorbefüllt werden sollen.
  • E-Mail-Benachrichtigungen: Geben Sie hier optional eine E-Mail-Adresse ein, um für jede Einlösung des Zugangscodes eine Benachrichtigung zu erhalten.
  • Sichern Sie Ihre Einstellungen über "Speichern".


Sie können hier Ihre Zugangscodes bearbeiten, starten und stoppen oder löschen.

Ein Zugangscode ist inaktiv, wenn er durch einen eingeschränkten Gültigkeitszeitraum aktuell nicht eingelöst werden kann. Um ihn zu aktivieren, passen Sie die Einstellungen unter Zeitraum eingrenzen an.

Codes, die bereits eingelöst wurden, können nicht mehr gelöscht werden. Allerdings ist es möglich sie zu deaktivieren. Deaktivierte Codes können nicht mehr eingelöst werden und werden in der Übersicht als "Gestoppt" markiert.



Nachdem Sie die Angaben der Codeliste gespeichert haben, erscheint sie in der Übersicht. 

Um zu erfahren, welche Codes wie häufig, von wem und für welche Buchung eingelöst wurden, können Sie sich jederzeit über die Einstellungen der Veranstaltung die entsprechende Code-Liste herunterladen. Auch in der Excel-Buchungsübersicht, die Sie über die Veranstaltungsdetail-Seite herunterladen können, werden etwaige verwendete Promotion und Zugangscodes aufgeführt.

Weitere Informationen zum Thema Zugangscodes finden Sie, wenn Sie auf den unten folgenden Button klicken und das Dokument herunterladen.

Datei herunterladen